บทที่ 6 การสร้างรายงาน

การสร้างรายงาน

ประเภทของรายงาน  แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้

รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตาราง                      ซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงาน โดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report)  เป็นรายงานที่แสดงข้อมูล                                      ซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบล                         สำหรับติดหน้าซองต่า งๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่าง ๆ ป้ายฉลากสินค้า เป็นต้น มุมมองของรายงาน มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้น              ไม่สามารถแก้ไขรายงานได้ มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่าง                รายงานก่อนพิมพ์ โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ มุมมองเค้าโครง (Layout View)  มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงาน ในการแสดงผลข้อมูล                และคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้ มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบ                            การแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆ เข้ามาในรายงานได้ การสร้างรายงาน        ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์ม คือ                                 สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่                             ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไข                               ข้อมูลได้ การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report การสร้างรายงานเปล่า การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง การสร้างรายงานแบบเลเบล การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ

1. การสร้างรายงานด้วยปุ่มคำสั่งรายงาน Report คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างรายงาน ที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่งรายงาน (Report) 3. จากนั้นจะแสดงหน้าจอรายงานขึ้นมาอัตโนมัติ 4. คลิกปุ่มบันทึก และตั้งชื่อให้กับรายงาน เช่น rpt_product 5. คลิกปุ่มตกลง

2. การสร้างรายงานเปล่าในมุมมองเค้าโครง (Layout View) คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง รายงานเปล่า (Bank Report) คลิกเลือกตารางที่ต้องการแสดงโดยคลิกที่เครื่องหมาย + (บวก) ในหน้าต่างเขตข้อมูลในที่นี้                        เลือกตาราง tbl_product จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง  การบันทึกรายงาน บันทึกรายงาน คลิกที่ไอคอน     ตั้งชื่อรายงาน rpt_product คลิกปุ่ม OK

3. การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง (Report Wizard) คลิกที่แท็บ สร้าง(Create) คลิกไอคอนคำสั่ง ตัวช่วยสร้างรายงาน (Report Wizard) คลิกเลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการ คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม > เพื่อเลือกที่ละฟิลด์ หรือคลิกที่ปุ่ม >>                       เพื่อเลือกฟิลด์ทั้งหมด คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 6.คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 7. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 8. คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 9. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ่ม ถัดไป (Next) 11.ตั้งชื่อรายงาน rpt_product ตัวอย่าง รายงานสินค้า

4. การสร้างรายงานแบบลาเบล (Label Wizard)

เลือกตารางหรือคิวรีที่ต้องการสร้างเป็นลาเบล                                                                             คลิกที่แท็บ สร้าง (Create) คลิกไอคอนคำสั่ง ป้ายชื่อ (label) กำหนดขนาดและชนิดของเลเบล กำหนดรูปแบบของข้อความที่จะแสดงในเลเบล คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดง เลือกรูปแบบการแสดง ตั้งชื่อรายงาน คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น Finish   แบบฝึกปฏิบัติ คำชี้แจง  ให้นักเรียนฝึกปฏิบัติการสร้างรายงานจากตาราง ให้นักเรียนสร้างรายงานข้อมูลจากตาราง tbl_product    บันทึก ชื่อ rpt_product                         (การสร้างรายงานด้วยปุ่มคำสั่งรายงาน Report) ให้นักเรียนสร้างรายงานข้อมูลจากคิวรี่                        บันทึก ชื่อ rpt_product1                              (การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง)

บทที่ 5 การสร้างฟอร์ม (Form)

บทที่ 5 การสร้างฟอร์ม (Form)

1. ความรูพื้นฐานเกี่ยวกับบฟอร์ม (Form) 


1.1 ความหมายของฟอรม (Form) 
      ฟอรม  (Form)  เปนเครื่องมือในการแสดงขอมูลและติดตอกับผูใชงานที่มีความสามารถใน
การทำงานกับข้อมูลในตารางแทนมุมมองแผ่นข้อมูล (Table Datasheet) 


1.2 ขอเสียของมุมมองแผ่นข้อมูล 
       - การเพิ่ม แกไข และลบขอมูลในมุมองแผนขอมูล ทําไดไมสะดวกและยังสรางความสับสน เมื่อเราต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนหลาย ๆ ระเบียน
      - ไมสามารถทํางานกับขอมูลบางชนิดไดอยางมีประสิทธิภาพเทาที่ควร เชน รูปภาพ เสียง  
      - การทำงานในมุมมองนี้เหมาะกับผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล แต่ไม่เหมาะกับผู้ใช้งาน
      - แอพพลิเคชั่นที่เราจะสรางขึ้น  เนื่องจากผูใชงานจะไมมีความรูเกี่ยวกับฐานขอมูล  ตาราง  
และฟิลด์


1.3 ประโยชน์ของฟอร์ม
      - สามารถกำหนดรายละเอียดต่าง ๆ ของฟอรมใหเหมาะสมกับจุดประสงคในการใชงานได
ทําใหการใชงานฟอรมทํางานกับขอมูลในฐานขอมูลทําไดดีกวามุมมองแผนขอมูล เชน  ถาไมตองการใหพนักงานทั่วไปเปดดูขอมูลเงินเดือนของพนักงานคนอื่น ๆ ได  ในฟอรมเราสามารถกํานดใหพนักงานคนนี้ดูได้เฉพาะข้อมูลเงินเดือนของตัวเองเท่านั้น 
      - จัดระเบียบในการแสดงผลฟลดตาง ๆ ไดตามความตองการของเราเอง  ซึ่งเราจะใหแสดง
ฟลดนี้ในตำแหน่งไหนบนฟอร์มก็ได้อย่างอิสระ เช่น ฟิลด์ชื่อลูกค้าควรจะอยู่บนฟิลด์ที่อยู่ลูกค้า 
      - สามารถเพิ่มความสนใจใหแกการแสดงสื่อขอมูลบางอยางได  เชน  การแสดงรูปภาพชนิด
สินคา 
      - เราสามารถควบคุมการทํางานกับขอมูลในฟอรมไดดวยแมโครหรือคําสั่ง  VBA  (Visual 
Basic  for  Applications)  เชน  ในฟอรมอาจจะมีคอนโทรลปุมคําสั่ง  ซึ่งถาเราคลิกเมาสแลวจะเรียกแมโครที่สั่งพิมพ์รายงานออกมา

2. ประเภทของฟอร์ม แบ่งออกเป็น 6 ชนิด

1. ฟอร์มสำหรับป้อนข้อมูล
2. ฟอร์มแบบกำหนดเอง
3. ฟอร์มแบบแผ่นตารางข้อมูล
4. Main / Sub forms
5. Pivot Table Forms
6. Pivot Chart Forms

3. มุมมองของฟอร์ม

1. มุมมองเค้าโครง (Layout View)
2. มุมมองการออกแบบ (Design View)
3. มุมมองฟอร์ม (Form View)  

4. การสร้างฟอร์มมี 3 วิธี คือ

วิธีที่ 1 การสร้างฟอร์มเดี่ยว

1. เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่ต้องการสร้างฟอร์ม
2. คลิกเลือก สร้าง (Create)
3. เลือกไอคอน Form
4. บันทึกฟอร์ม 

1. 

การบันทึกฟอร์ม

วิธีที่ 2 การสร้างฟอร์มแยก

1. คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)
2. คลิกเลือกตารางที่ต้องการสร้าง
3. คลิกปุ่มฟอร์มแยก (Split Form)
4. บันทึกตั้งชื่อฟอร์ม

วิธีที่ 3 การสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้าง(Form Wizard)

1. คลิกที่แท็บ สร้าง (Create)
2. คลิกไอคอนคำสั่ง ฟอร์มเพิ่มเติม (More Form) เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม (Form Wizard)

3.คลิกเลือกตาราง tbl_product
4. เลือกฟิลด์ทั้งหมด
5. ถัดไป (Next)

6. เลือกแบบคอลัมน์ (Columnar)
7. ถัดไป (Next)

 

8. เลือกรูปแบบ
9. ถัดไป (Next)

10. ตั้งชื่อฟอร์ม Frm_product
11. คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น (Finish)

ตัวอย่างฟอร์ม 

                    

แบบฝึกปฏิบัติ

คำชี้แจง  ให้นักเรียนฝึกปฏิบัติการสร้างฟอร์มจากตาราง

1. ให้นักเรียนสร้างฟอร์มรับข้อมูลจากตาราง tbl_product โดยใช้วิธีการสร้างฟอร์มเดี่ยว 

    บันทึก ชื่อ frm_product1

2. ให้นักเรียนสร้างฟอร์มรับข้อมูลจากตาราง tbl_product โดยใช้วิธีการสร้างฟอร์มแยก 

    บันทึก ชื่อ frm_product2

3. ให้นักเรียนสร้างฟอร์มรับข้อมูลจากตาราง tbl_product โดยใช้วิธีการสร้างฟอร์มด้วยตัวช่วยสร้าง  

    บันทึก ชื่อ frm_product3

วิธีการส่งงาน

\\192.168.40.29 ส่งงานในโฟลเดอร์ ส่งงาน สร้างฟอร์ม

แบบฝึกปฏิบัติ บทที่ 4 การสร้างแบบสอบถาม

คำชี้แจง 1. ให้นักเรียนศึกษาเนื้่อหาเรื่อง การจัดการข้อมูลด้วยคิวรี                 2. ให้นักเรียนฝึกปฏิบัติการใช้เครื่องมือ Query 1. ศึกษาเนื้อหา * การสร้างคิวรีโดยใช้ตัวช่วย คลิกที่เมนู สร้าง  (Create) เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม (Query Wizard) เลือก ตัวช่วยสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (Simple Query Wizard) คลิก OK 5. เลือกตารางสินค้า และตารางประเภทสินค้า 6. ตาราง tbl_product  เลือกฟิลด์ product_ID และ product_name ตาราง tbl_type  เลือกฟิลด์ type_name 7. คลิกปุ่ม  Next ถัดไป 8. ตั้งชื่อคิวรี  qry_product_type 9. คลิกปุ่ม  Finish ตัวอย่าง                    ฝึกปฏิบัติ  ข้อที่ 1. ให้นักเรียนสร้างแบบสอบถามอย่างง่าย (การสร้างคิวรีโดยใช้ตัวช่วย) เลือกตารางสินค้า และตารางประเภทสินค้า ตาราง tbl_product  เลือกฟิลด์ product_ID และ product_name ตาราง tbl_type  เลือกฟิลด์ type_name บันทึกชื่อคิวรี  qry_product_type 2. ศึกษาเนื้อหา ** สร้างคิวรีในมุมมองออกแบบ Query Design คลิกที่เมนู สร้าง  (Create) เลือก มุมมองออกแบบ (Query Design) เลือกตารางตาราง tbl_product  tbl_product  ตาราง tbl_type  คลิก เพิ่ม (Add) 5. คลิกแล้วลาก ฟิลด์ product_ID , product_name , product_price จากตาราง tbl_product เลือกฟิลด์ type_name จากตาราง tbl_type 6. คลิกปุ่ม เรียกใช้ (RUN) ตัวอย่าง คิวรี                      **** การสร้างเงื่อนไขแบบมีพารามิเตอร์             ข้อความที่จะกำหนดให้เป็น Parameter จะต้องพิมพ์ให้อยุ่ภายในเครื่องหมาย [] เท่านั้น และอักษรตัวแรกจะต้องไม่เว้นวรรคกับ [ ห้ามใช้เครื่องหมาย ! หรือ . ภายใน Parameter Design Query ที่ต้องการจะกำหนด Parameter คลิกเมาส์ในช่อง Criteria ของ Field ที่กำหนด Parameter พิมพ์ข้อความที่ต้องการภายในเครื่องหมาย [ ] เช่น [ป้อนประเภทของหนังสือ] จากนั้นคลิกปุ่ม Run  โปรแกรมจะแสดง Input Box และมีข้อความที่ได้ตีพิมพ์ใน Parameter Query ขึ้นมาให้ ให้ทำกาป้อนเงื่อนไขที่ต้องการในช่องว่าง แล้วคลิกปุ่ม ok จากนั้น Query ก็ทำการแสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่ได้พิมพ์เข้าไปใน Parameter หมายเหตุ                    กรณีที่เราไม่สามารถจำชื่อเต็มที่จะใช้เป็นเงื่อนไขได้ เช่น ต้องการหาสินค้าที่อยู่ในหมวดหมู่ของ คอมพิวเตอร์  แต่จำไม่ได้ว่าสะกดอย่างไร จึงอยากจะพิมพ์ ค* แต่ถ้าเป็น Parameter จะพิมพ์ไม่ได้ นอกจากใน Design Query จะต้องใส่ Like หน้า Parameter นั้นๆ เช่น Like [ป้อนประเภทของหนังสือ] *** การบันทึกคิวรี คลิกที่ไอคอน บันทึก ตั้งชื่อให้กับคิวรี qry_product_type1 คลิกปุ่ม ตกลง OK เนื้อหาเพิ่มเติม **** ตัวอย่างการกำหนดเงื่อนไขใน Query เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ แบบที่ 1 แสดงข้อมูลเฉพาะประเภท Seafood แบบที่ 2 ให้แสดงรายชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร S แบบที่ 3 ให้แสดงรายชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร S และอยู่ในประเทสินค้า Seafood แบบที่ 4 แสดงรายชื่อสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร S หรือสินค้าประเภท Beverages แบบที่ 5 แสดงประเภทสินค้า Seafood หรือ Beverages แบบที่ 6 สร้างเงื่อนไขข้อมูลประเภทตัวเลข เครื่องหมายเปรียบเทียบที่สามารถใช้ได้ เครื่องหมาย ความหมาย >  มากกว่า <  น้อยกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ <>  ไม่เท่ากับ  Between 1 and 3 แสดงค่าตั้งแต่ 1 ถึง 3 In(1,2) แสดงค่า 1 หรือ 2 Not Seafood  แสดงค่าที่ไม่ใช่ Seafood 2. ฝึกปฏิบัติ

ข้อที่ 2. สร้างคิวรีในมุมมองออกแบบ Query Design เลือกตาราง tbl_product  tbl_product  ตาราง tbl_type  เลือก ฟิลด์ product_ID , product_name , product_price จากตาราง tbl_product  เลือกฟิลด์ type_name จากตาราง tbl_type  บันทึกชื่อคิวรี  qry_product_type1 ** เมื่อทำแบบฝึกปฏิบัติข้อที่ 1 และ 2 เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้นักเรียนส่งงานทั้งโฟลเดอร์ ที่ \\192.168.40.29 ในโฟลเดอร์ ส่งงาน แบบสอบถาม *****************************